Inventur - Kreutzer Software

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Inventur

Anleitungen

Da die Inventur häufig nur einmal pro Jahr stattfindet, haben wir den Ablauf hier ausführlich beschrieben um die Suche nach der entsprechenden Dokumentation zu ersparen.
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Die zur Inventur notwendigen Programme befinden sich Menü Lager->Inventur

Bei Anwahl des Menüpunktes INVENTUR erhalten Sie nachfolgendes Fenster, sämtliche Schritte der Inventur werden von hier aus gestartet.

Die Reihenfolge der Arbeitsschritte ist durch die Nummerierung der Programme im Fenster bereits vorgegeben. Um eine korrekte Inventur zu erhalten ist die Einhaltung dieser vorgegebenen Reihenfolge erforderlich!

Anfangs ist das Fenster i.d.R. leer. Es wird über den Button mit den zu inventarisierenden Artikeln gefüllt ...

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1.) Neue Inventur

Zu Beginn einer neuen Inventur wird deren Umfang festgelegt, d.h. welche Artikel inventarisiert werden sollen, da z.B. eine Teilinventur oder Inventur über einzelne Lager möglich ist. Die Artikel werden nach Artikelnummer, Warengruppe, Artikel-Code oder Lagernummer selektiert.

Mit der Option "Artikel ohne Bestand, nur mit Bewegung ..."  kann der Umfang der Zählliste deutlich reduziert werden, ohne gleich die Option 'Nur Artikel mit Bestand' verwenden zu müssen. Als Datum empfiehlt sich das Datum der letzten Inventur. Hierbei werden Artikel mit Bestand immer selektiert, von allen Artikeln die z.Zt. einen EDV-0-Bestand haben, aber nur jene, welche sich nach dem 'ab Datum' bewegt haben.

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Von/Bis Artikel wird automatisch mit der kleinsten bzw. größten vorhanden Artikel-Nr. vorbelegt. Die Ideale Einstellung aller Werte ist in der obigen Bildschirmmaske eingestellt. Das Datum 01.01.2006 sollte entsprechend das Datum ihrer letzen Inventur sein, da am 01. Januar vermutlich keine Lagerbewegungen stattfanden ist das bei Inventur 31.12. aber genau so gut.

Mit der Option 'Zählmengen mit aktuellem Lagerbestand vorbelegen' wird entschieden, ob die Inventurzählmenge bereits mit dem aktuellen Lagerbestand vorbelegt werden soll, dadurch müssen nur bei abweichenden Beständen die Zählmengen erfasst werden.

Ebenfalls besteht durch diese Option die Möglichkeit eine vorangegangene Inventur (oder Teilinventuren) komplett erneut aufzurufen und nur noch für falsch erfasste oder vergessene Artikel die Bestände nach zu erfassen. In diesem Fall muss vor dem Verbuchen die Option "Bewertung additiv" (s.u.) gewählt werden, damit die Teilinventur zu einer vorhandenen Bewertung hinzugefügt wird.

Hinweis: Wenn Sie diese Option wählen, dürfen ab diesem Moment, bis zur Verbuchung der Inventurbestände keine Lagerbewegungen mehr stattfinden, da sonst die vorgegebenen Bestände/Zählmengen nicht mehr stimmen würden.

Mit Klick auf Starten werden die Daten selektiert und die Fertigstellung gemeldet: Nach diesem Programmlauf ist das Fenster Inventur mit den Artikeln gefüllt, die Sie für die Inventur ausgewählt haben.

2.) Listen

Sie können jetzt Zähllisten für die ausgewählten Artikel ausdrucken. Zähllisten für einzelne Warengruppen oder von-Artikel bis-Artikel usw. können auch über das Menü Auswertungen è Artikellisten, Listentyp „Inventur-Zählliste“ erstellt werden.

Die Excel-Übergabe beinhaltet jeweils die kompletten Daten und kann somit wahlweise als Zählliste, Differenzenauswertung oder für die vorläufige Inventurbewertung verwendet werden.

Mit der Option kann die Bildschirmsortierung und Excelausgabe aufsteigend nach Warengruppe+Artikel-Nummer sortiert werden.

Jederzeit können während bzw. nach Erfassung der Zählmengen folgende Listen gedruckt werden:

  • Erfasste Mengen

Diese Liste dient zur letzten Kontrolle der erfassten Zählmengen vor deren Verbuchung als 'Echt-Bestand' (EDV-Bestand).
         

  • Inventurdifferenzen

Diese Liste beinhaltet sämtliche Artikel, die Inventurdifferenzen aufweisen. Achtung: Nach dem Verbuchen der Inventur kann diese Liste nicht mehr gedruckt werden.
         

  • Vorl.Inv.Bew.Liste

Die 'vorläufige Inventur-Bewertungsliste' beinhaltet alle Artikel, für die ein Inventurbestand erfasst wurde. Dieser wird mit dem durchschnittlichen Einkaufspreis bewertet und ermöglicht so eine Ermittlung des Lagerwertes noch vor der eigentlichen Inventurverbuchung.



Beginn der Inventuraufnahme

Mit Beginn des Zählens dürfen, bis zur Verbuchung der Inventurbestände, keine Lagerbewegungen mehr stattfinden, da es sonst zu Inventurdifferenzen kommen würde. Außer die Warenbewegungen werden sofort in den Zähllisten bzw. der Inventurerfassung entsprechend geändert.

Die bei der Inventuraufnahme ermittelten Lagerbestände werden in die Inventur-Zählliste eingetragen und im Fenster Inventur im Feld INVENTUR-MENGE durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zahl erfasst. Aufeinanderfolgende Eingaben können bequem über die Pfeil- nach-unten-Taste vorgenommen werden. Hierbei handelt es sich um eine sog. Stapelerfassung, d.h. es erfolgt noch keine Verbuchung als EDV- Bestand. Die angezeigte Differenzmenge dient nur zur Information.

Bei Artikeln mit Seriennummern müssen Sie zu der erfassten Zählmenge auch entsprechend viele Seriennummern eingeben. Das Erfassungsfenster dazu kommt automatisch nach der Eingabe der Zählmenge oder über den Button S/N-Korrektur.   

HINWEIS:
Nachdem die Zählmengen aller ausgewählten Artikel und Lager erfasst und nach dem Druck der Liste 'Erfasste Mengen' auf Vollständigkeit überprüft wurde, sollte jetzt eine DATENSICHERUNG erstellt werden. Der Grund hierfür liegt an der Tatsache, dass die nunmehr abschließende Verbuchung der Inventurbestände nicht mehr einfach rückgängig gemacht werden kann. Auch ist eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung der Inventur, je nach Art der Buchung, nicht ohne weiteres möglich! Durch das Vorhandensein einer Datensicherung besteht jedoch die Möglichkeit, ggf. an diesem Punkt nochmals aufzusetzen, die Zählmengen zu verändern und die Inventur erneut verbuchen zu lassen.

Inventurmengenerfassung
In der Spalte „+/-Erf.Menge“ können nun Buchungsmengen erfasst werden, auf die Zählmenge addiert bzw., bei negativem Vorzeichen, davon subtrahiert werden. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Personen mit identischen Zähllisten die Zählung erfassen (z.B. Handlager Fertigung usw.)

Nach einer Erfassung wird die Zählmenge farblich hervorgehoben, dadurch ist leichter zu erkennen, dass man selbst einen Wert erfasst hat. Wird das Erfassungsprogramm verlassen und später erneut aufgerufen, sind die Erfassten Mengen und die Zählmengen unverändert vorhanden, die farbliche Hervorhebung ist dann aber weg, bis wieder neue Buchungsmengen erfasst werden. Selbstverständlich kann auch, wie vorher, nur die Spalte absolute Zählmenge erfasst werden.

Hinweise:
1.)    Die Spalte Erf.Menge kann ggf. ausgeblendet sein, sie kann mit Header-Rechtsklick eingeblendet werden.
2.)    Die Spalte Erf.Menge muss mit 2xReturn oder Pfeil-NachUnten bestätigt werden. Durch TAB-Taste erfolgt der Sprung in die Spalte Zählmenge, die Rechenoperation wird aber erst beim Verlassen der Eingabefolge ausgeführt.

Wenn die Zählmengenerfassung innerhalb von IPRO unbefriedigend sein sollte, z.B. weil die Erfassung in einer anderen Reihenfolge durchgeführt werden soll, oder z.B. mit einem Scanner, so beachten Sie bitte die neuen Möglichkeiten des Inventurmengenimports wie nachfolgend beschrieben.   Inventurmengenimport aus Excel-Datei. Die Excel-Ausgabe der Zähldaten kann nun als Import wieder eingelesen werden Die erfassten Zählmengen in den Exceldatei(en) die als Ausgabe erzeugbar sind, können nun mit der neuen Option „Einlesen aus Excel-Datei“ wieder eingelesen werden:

Mit Option ‚Mengen addieren’ werden die Zählmengen in der Exceldatei auf evtl. bereits vorhandenen Zählmengen in IPRO aufaddiert. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Personen mit identischen Zähllisten die Zählung erfassen (z.B. Handlager Fertigung usw.) Beim Import aus Excel-Datei werden die aktuellen Zähldaten auf jeden Fall um die Import-Daten erweitert (Duplikate entstehen hierbei nicht). Vorhandene Daten/Zählmengen werden je nach Schalterstellung „Mengen addieren“ aufaddiert oder absolut eingesetzt.

Wichtig: aus der Exceldatei wird grundsätzlich nur die Spalte „+/- Erf.Menge“ übernommen. Bei Bedarf kann natürlich die Spalte „Zählmenge“ im Excel-Arbeitblatt auf die Spalte „Erf.Menge“ kopiert werden

3.) Abschließen der Inventur

Wenn eine Inventurdifferenzliste benötigt wird, so muss diese auf jeden Fall vor dem 'Inventur verbuchen' gedruckt werden.

  • Eingabe des Inventur-Verbuchungsdatums       

Nachdem die Datumseingabe mit der TAB-Taste bestätigt wird, wird der Button 'Inventur verbuchen' aktiv und kann geklickt werden.            


  • Bewertung Additiv

Mit dieser Option kann und darf nur eine nachträgliche oder separate Teil-Inventur verbucht werden. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die alte/vorhandene Inventurbewertung nicht gelöscht, sondern die aktuellen Inventurbestände werden in die vorhandene Bewertung mit aufgenommen. Hierbei werden bereits vorhandene Artikel/Lager ersetzt, nicht vorhandene hinzugefügt.


Diese Option ermöglicht es, übersehene Ware, Falscherfassungen usw. in weiteren Inventurläufen einfach zu korrigieren und erneut zu verbuchen. Natürlich kann die Differenzenliste immer nur die neuen Differenzen aufzeigen.

Die Auflistung der Artikel im Fenster Inventur die Sie bisher bearbeitet haben, wird nun verarbeitet, d.h. die Inventurmengen werden als Lagerbestand verbucht. Alle Artikel mit Inventurbestand werden in der Inventurbewertungsdatei gespeichert und können über den Button 'Bewertungsdaten' angezeigt werden.

Beim Verbuchen der Inventur werden die erfassten Zählmengen als 'Echt'-Bestand in den Artikelstamm und ggf. in den Lagerortstamm übernommen. Dabei wird die Bestandsdifferenz errechnet und jeweils als Inventurdifferenz im Feld 'Inventurdifferenz' gespeichert. Im Artikelstamm wird zusätzlich das Inventurdatum abgespeichert. Im Artikelkonto wird für jeden Artikel, bei dem eine Inventurdifferenz errechnet wurde, ein Buchungssatz angelegt. Der Buchungsschlüssel ist IN bzw. I0 bei Artikeln mit Inventurbestand Null.  Die Belegmenge ist die Inventurdifferenz.

Automatisches Backup
Mit dem Verbuchen der Inventur werden automatisch Kopien der Inventurdateien angelegt. Diese werden mit Tagesdatum und den Millisekunden (1/100) seit Mitternacht versehen und gespeichert.
Inventurzähldatei:     LAGINV.DBF wird gespeichert z.B. als LagInv_Sav_20141217_4469512.DBF
Inventurbewertung:  INVBEW.DBF wird gespeichert z.B. als InvBew_Sav_20141217_4469510.DBF

4.) Inventurbewertung

Es besteht nun die Möglichkeit, die Inventurbewertungsliste auszudrucken oder nach Excel zu übergeben.

Die Inventurbewertungsdaten bleiben bis zur Verbuchung der nächsten Inventur erhalten. Initial wurde der Inventurbewertungspreis mit dem durchschnittlichen EK-Preis lt. Artikelstamm vorbelegt. Diese Bewertung kann aber, wie im folgenden Beschrieben, geändert werden.

In der Maske Bewertungsdaten haben Sie die Möglichkeit, einzelne Datensätze zu verändern und den Inventurdaten zu korrigieren. Der Inventurbewertungspreis kann wahlweise manuell oder pauschal geändert werden.

Folgende Möglichkeiten bestehen, um den Inventurbewertungspreis zu belegen:

Beim Einspielen der o.g. EK- und Bewertungspreise ist wichtig zu wissen, dass 0,00 Preise nicht übernommen werden. Somit ist es möglich, z.B. im Artikelstamm Vorgaben im Inventurbewertungspreise nur für bestimmte Artikel zu hinterlegen und diese hier einzuspeilen. Bsp: 1. Lauf=DEKP, 2. Lauf=günstigster EK(12-Monate), 3. Lauf=Art.Stamm-Inv.Bew.Preis. Darum sollte bei einer Neubewertung mit begonnen werden, damit am Ende zu sehen ist, wo noch Bewertungspreise fehlen.

Anschließend kann die Bewertungsliste erneut gedruckt oder nach Excel ausgegeben werden.

Hiermit können die letztlich zur endgültigen Bewertung verwendeten Bewertungspreise, in den Artikelstamm zurück gespeichert werden um diese dann für spätere Vergleiche oder die nächste Inventurbewertung zu sichern.

Hinweis:
Die Änderung des Inventurbestandes gilt nur für die Inventurbewertung. Der 'echte'-Lagerbestand muss bei Bedarf über den Menüpunkt 'Lager- >Bewegungen buchen' korrigiert werden, oder kann auch ganz einfach im Zuge einer neuen (Teil-)Inventur mit aktivierter Option "Bewertung additiv" verbucht werden, dadurch wird dann automatisch der Lagerbestand und die Inventurbewertung korrigiert

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