Inventur - Kreutzer Software

Kreutzer | Software
Software für Industrie und Handel
Kreutzer|Software
Kreutzer|Software
Direkt zum Seiteninhalt

Inventur

Anleitungen
Da die Inventur häufig nur einmal pro Jahr stattfindet, haben wir den Ablauf hier ausführlich beschrieben um die Suche nach der entsprechenden Dokumentation zu ersparen.   [Seite drucken]

Die zur Inventur notwendigen Programme befinden sich im Menü Lager->Inventur

Bei Anwahl des Menüpunktes INVENTUR erhalten Sie nachfolgendes Fenster. Sämtliche Schritte der Inventur werden von hier aus gestartet.

Die Reihenfolge der Arbeitsschritte ist durch die Nummerierung der Programme im Fenster bereits vorgegeben. Um eine korrekte Inventur zu erhalten ist die Einhaltung dieser vorgegebenen Reihenfolge erforderlich!
Anfangs ist die Datenübersicht im Fenster i.d.R. leer. Es wird über den Button mit den zu inventarisierenden Artikeln gefüllt...

Maske bitte mit Doppelklick vergrößern
1.) Neue Inventur

Zu Beginn einer neuen Inventur wird deren Umfang festgelegt, d.h. welche Artikel inventarisiert werden sollen, da z.B. eine Teilinventur oder Inventur über einzelne Lager möglich ist. Die Artikel werden nach Artikelnummer, Warengruppe, Artikel-Code oder Lagernummer selektiert.

Besonderheit bei mehreren Lagerorten
Wenn das Hauptlager und alle Nebenläger in einer Inventurerfassung vorhanden sein soll, dann wäre anzugeben:
Lager von: leer / Lager bis: ZZZZ

Soll nur das Hautlager in einer Inventurerfassung vorhanden sein, wäre anzugeben:
Lager von: leer / Lager bis:  leer

Möchte man z.B. nur das Lager 1000 zählen, dann wäre anzugeben:
Lager von: 1000 / Lager bis: 1000

Maske bitte mit Doppelklick vergrößern


Eingrenzen der Datenmenge bei einer vollständigen Inventur
Grundsätzlich werden alle Artikel mit Bestand selektiert, es besteht aber die Möglichkeit mit den nachfolgenden Optionen, "Artikel ohne Bestand" in der Selektion ein- bzw. auszuschließen.



+  'Artikel ohne Bestand, nur mit Bewegung ab'
Hierbei werden alle Artikel selektiert, die aktuell keinen Lagerbestand haben, aber ab diesem Datum bewegt wurden.
Wird kein Datum angegeben, sind auch alle 0-Bestandsartikel inkludiert
Da es aber die sinnvollste Option darstellt, nur die notwendigen Artikel für die Inventurzählung zu selektieren, sollte hier das Datum der Vorjahres-Inventur angegeben werden.

- 'Nur Artikel/Lager mit Bestand'
  Sämtliche Artikel, die aktuell keinen Lagerbestand haben, werden ausgeschlossen.
  (das ist mit Vorsicht zu verwenden, da ein 0-Bestand ja nicht bedeutet, dass dieser korrekt ist)

- 'ohne Auslaufartikel'
Auslaufartikel werden ignoriert, sofern diese keinen Lagerbestand haben.

- 'ohne gesperrte Artikel'
Gesperrte Artikel werden ignoriert, sofern diese keinen Lagerbestand haben.




Mit der Option 'Zählmengen mit aktuellem Lagerbestand vorbelegen' wird entschieden, ob die Inventurzählmenge bereits mit dem aktuellen Lagerbestand vorbelegt werden soll, dadurch müssen nur bei abweichenden Beständen die Zählmengen erfasst werden.

Ebenfalls besteht durch diese Option die Möglichkeit, eine vorangegangene Inventur (oder Teilinventuren) komplett erneut aufzurufen und nur noch für falsch erfasste oder vergessene Artikel die Bestände nachzuerfassen. In diesem Fall muss vor dem Verbuchen die Option "Bewertung additiv" (s.u.) gewählt werden, damit die Teilinventur zu einer vorhandenen Bewertung hinzugefügt wird.

Mit Klick auf [Starten] werden die Daten selektiert und die Inventurerfassung mit den entsprechenden Artikeln gefüllt.
Alles bis hierhin ist beliebig oft wiederholbar.

Hat man einen Selektionslauf, den man tatsächlich für die Inventurzählung verwenden will, dürfen nun, bis zur Verbuchung der Inventur, keine Lagerbewegungen mehr stattfinden, da bei der Invernturverbuchung die Lagerbestände auf die Zählmengen gesetzt werden.


2.) Listen

Sie können jetzt Zähllisten für die selektierten Artikel ausdrucken. Zähllisten für einzelne Warengruppen oder von-Artikel bis-Artikel usw. können auch über das Menü Auswertungen->Artikel, Listentyp „Inventur-Zählliste“ erstellt werden.

Die [
Excelausgabe] beinhaltet jeweils die kompletten Daten und kann wahlweise als Zählliste, Differenzenauswertung oder für die vorläufige Inventurbewertung verwendet werden.
Darüberhinaus kann die Inventuerfassung auch in dieser Exceldatei erfolgen und diese danach wieder importiert werden.

  • Sortierung nach Warengruppe
    Mit der Option kann die Bildschirmsortierung und Excelausgabe aufsteigend nach Warengruppe+Artikel-Nummer sortiert werden.

Jederzeit können, während bzw. nach Erfassung der Zählmengen, folgende Listen gedruckt werden:

  • Erfasste Mengen
Diese Liste dient zur letzten Kontrolle der erfassten Zählmengen vor deren Verbuchung als 'Echt-Bestand' (EDV-Bestand)

  • Inventurdifferenzen
Diese Liste beinhaltet sämtliche Artikel, die Inventurdifferenzen aufweisen.
Hinweis: Nach dem Verbuchen der Inventur kann diese Liste nicht mehr gedruckt werden.

  • Vorl.Inv.Bew.Liste
Die 'vorläufige Inventur-Bewertungsliste' beinhaltet alle Artikel, für die ein Inventurbestand erfasst wurde. Dieser wird mit dem durchschnittlichen Einkaufspreis bewertet und ermöglicht so eine Ermittlung des Lagerwertes noch vor der eigentlichen Inventurverbuchung.

Beginn der Inventuraufnahme
Mit Beginn des Zählens dürfen, bis zur Verbuchung der Inventurbestände, keine Lagerbewegungen mehr stattfinden, da es sonst zu Inventurdifferenzen kommen würde. Außer die Warenbewegungen werden sofort in den Zähllisten bzw. der Inventurerfassung entsprechend geändert.

Die bei der Inventuraufnahme ermittelten Lagerbestände werden in die Inventur-Zählliste eingetragen und im Fenster Inventur im Feld INVENTUR-MENGE durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zahl erfasst. Aufeinanderfolgende Eingaben können bequem über die Pfeil- nach-unten-Taste vorgenommen werden. Hierbei handelt es sich um eine sog. Stapelerfassung, d.h. es erfolgt noch keine Verbuchung als EDV- Bestand. Die angezeigte Differenzmenge dient nur zur Information.

Bei Artikeln mit Seriennummern, müssen zu der erfassten Zählmenge auch entsprechend viele Seriennummern vorhanden sein. Das Erfassungsfenster dazu wird automatisch nach der Eingabe der Zählmenge oder über den Button [
S/N-Korrektur] angezeigt.  


HINWEIS: wann Datensicherung
Nachdem die Zählmengen aller ausgewählten Artikel und Lager erfasst und nach dem Druck der Liste 'Erfasste Mengen' auf Vollständigkeit überprüft wurden, sollte jetzt eine DATENSICHERUNG erstellt werden. Der Grund hierfür liegt an der Tatsache, dass die nunmehr abschließende Verbuchung der Inventurbestände nicht mehr einfach rückgängig gemacht werden kann. Auch ist eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung der Inventur, je nach Art der Buchung, nicht ohne weiteres möglich! Durch das Vorhandensein einer Datensicherung besteht jedoch die Möglichkeit, ggf. an diesem Punkt nochmals aufzusetzen, die Zählmengen zu verändern und die Inventur erneut verbuchen zu lassen.

Inventurmengenerfassung
In der Spalte „± Erf.Menge“  können nun Buchungsmengen erfasst werden, auf die Zählmenge addiert bzw., bei negativem Vorzeichen, davon subtrahiert werden. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Personen mit identischen Zähllisten die Zählung erfassen (z.B. Handlager Fertigung usw.)

Nach einer Erfassung wird die Zählmenge farblich hervorgehoben, dadurch ist leichter zu erkennen, dass man selbst einen Wert erfasst hat. Wird das Erfassungsprogramm verlassen und später erneut aufgerufen, sind die Erfassten Mengen und die Zählmengen unverändert vorhanden, die farbliche Hervorhebung ist dann aber weg, bis wieder neue Buchungsmengen erfasst werden. Selbstverständlich kann auch, wie vorher, nur die Spalte absolute Zählmenge erfasst werden.

Hinweise:
1.)    Sollte die Spalte „± Erf.Menge“  ausgeblendet sein, kann und sollte diese mit Header-Rechtsklick wieder eingeblendet werden.
2.)   Die Spalte „± Erf.Menge“  muss mit 2xReturn oder Pfeil-Nachunten bestätigt werden. Durch TAB-Taste erfolgt der Sprung in die Spalte Zählmenge, die Rechenoperation wird aber erst beim Verlassen der Eingabefolge ausgeführt.

Wenn die Zählmengenerfassung innerhalb von IPRO unbefriedigend sein sollte, z.B. weil die Erfassung in einer anderen Reihenfolge durchgeführt werden soll, oder z.B. mit einem Scanner, so beachten Sie bitte die neuen Möglichkeiten der Import-Funktion wie nachfolgend beschrieben:
Die Excelausgabe der Zähldaten kann als Import wieder eingelesen werden. Die erfassten Zählmengen in der Exceldatei,  können nun mit der neuen Option „Inventurdaten aus  Excel-Datei einlesen“ wieder eingelesen werden.

Sollte die Importdatei nicht über die IPRO-Excelausgasbe erzeugt worden sein, ist das auch keine Problem. Die Mindestanfordrung an eine zu importierende Exceldatei sind 3 Spalten mit folgenden Überschriften in Zeile 2 (Zeile 1 wird nicht verarbeitet):
  • "± Erf.Menge" oder "Erf.Menge" (bitte exakt dies Schreibweise verwenden)
  • "Artikel-Nr." oder "Artikel-Nr"
  • "Lager"


Inventurmengenimport aus Excel-Datei

Fehlt eine dieser Angabe, erhalten Sie beim Importversuch eine entsprechende Hinweismeldung und es werden keine Daten importiert.

Wichtig: aus der Exceldatei wird grundsätzlich nur die Spalte "± Erf.Menge" bzw. "Erf.Menge" als Inventurmenge übernommen.

Mit Option ‚Mengen addieren’ werden die Erfassungsmengen der Exceldatei auf evtl. bereits vorhandene Zählmengen in IPRO aufaddiert. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Personen mit identischen Zähllisten die Zählung erfassen (z.B. Handlager Fertigung usw.) Beim Import aus Excel-Datei werden die aktuellen Inventur-Artikel auf jeden Fall um die Import-Daten erweitert (Duplikate entstehen hierbei nicht). Vorhandene Daten/Zählmengen werden je nach Schalterstellung „Mengen addieren“ aufaddiert oder absolut eingesetzt.

3.) Abschließen der Inventur

Wenn eine Inventurdifferenzliste benötigt wird, so muss diese auf jeden Fall vor dem 'Inventur verbuchen' gedruckt werden.

Eingabe des Inventur-Verbuchungsdatums
Nachdem die Datumseingabe mit der TAB-Taste bestätigt wird, wird der Button 'Inventur verbuchen' aktiv und kann geklickt werden.            

Bewertung Additiv
Mit dieser Option kann und darf nur eine nachträgliche oder separate Teil-Inventur verbucht werden. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die alte/vorhandene Inventurbewertung nicht gelöscht, sondern die aktuellen Inventurbestände werden in die vorhandene Bewertung mit aufgenommen (hinzugefügt). Hierbei werden bereits vorhandene Artikel/Lager aufaddiert und nicht vorhandene hinzugefügt.
Diese Option ermöglicht es, übersehene Ware, Falscherfassungen usw. in weiteren Inventurläufen einfach zu korrigieren und erneut zu verbuchen. Natürlich kann die Differenzenliste immer nur die neuen Differenzen aufzeigen.

Die Auflistung der Artikel im Fenster Inventur, die Sie bisher bearbeitet haben, wird nun verarbeitet, d.h. die Inventurzählmengen werden als Lagerbestand verbucht. Alle Artikel mit Inventurbestand werden in der Inventurbewertungsdatei gespeichert und können über den Button [Bewertungsdaten] angezeigt werden.

Beim Verbuchen der Inventur wird ...
  • Die erfassten Zählmengen als 'Echt'-Bestand in den Artikelstamm bzw. in den Lagerortstamm übernommen,
  • dabei wird die Bestandsdifferenz errechnet und jeweils als Inventurdifferenz im Feld 'Inventurdifferenz' gespeichert.
  • Im Artikelstamm wird zusätzlich das Inventurdatum abgespeichert.
  • Im Artikelkonto wird für jeden Artikel, bei dem eine Inventurdifferenz errechnet wurde, eine Inventurbuchungerzeugt.
    Der Buchungsschlüssel ist 'IN' bzw. 'I0' bei Artikeln mit Inventurbestand Null. Die Belegmenge im Artikelkonto entspricht hierbei der Inventurdifferenz.


Automatisches Backup
Mit dem Verbuchen der Inventur werden automatisch Kopien der Inventurdateien angelegt. Diese werden mit Tagesdatum und den Millisekunden (1/100) seit Mitternacht versehen und gespeichert. Damit diese Daten bei Bedarf auch direkt z.B. mit MS-Excel geöffnet werden können, werden diese im DBF-Format gespeichert.
Inventurzähldatei:     LAGINV.DBF wird gespeichert z.B. als LagInv_Sav_20141217_4469512.DBF
Inventurbewertung:  INVBEW.DBF wird gespeichert z.B. als InvBew_Sav_20141217_4469510.DBF

4.) Inventurbewertung

Es besteht nun die Möglichkeit, die Inventurbewertungsliste auszudrucken oder nach Excel zu übergeben.

Die Inventurbewertungsdaten bleiben bis zur Verbuchung der nächsten Inventur erhalten. Initial wurde der Inventurbewertungspreis mit dem durchschnittlichen EK-Preis lt. Artikelstamm vorbelegt. Diese Bewertung kann aber, wie im folgenden Beschrieben, geändert werden.

In der Maske Bewertungsdaten haben Sie die Möglichkeit, einzelne Datensätze zu verändern und den Inventurdaten zu korrigieren. Der Inventurbewertungspreis kann wahlweise manuell oder pauschal geändert werden.

Folgende Möglichkeiten bestehen, um den Inventurbewertungspreis zu belegen:
Beim Einspielen der o.g. EK- und Bewertungspreise ist wichtig zu wissen, dass vorhandene 0,00-Preise nicht übernommen werden. Somit ist es möglich, z.B. im Artikelstamm Vorgaben im Inventurbewertungspreise nur für bestimmte Artikel zu hinterlegen und diese hier einzuspeilen. Bsp: 1. Lauf=DEKP, 2. Lauf=günstigster EK(12-Monate), 3. Lauf=Art.Stamm-Inv.Bew.Preis.

Anschließend kann die Bewertungsliste erneut gedruckt oder nach Excel ausgegeben werden.

Hiermit können die, letztlich zur endgültigen Bewertung verwendeten Bewertungspreise, in den Artikelstamm zurück gespeichert werden um diese dann für spätere Vergleiche oder die nächste Inventurbewertung zu sichern.

Hinweis:
Die Änderung des Inventurbestandes gilt nur für die Inventurbewertung. Der 'echte'-Lagerbestand muss bei Bedarf über den Menüpunkt 'Lager- >Bewegungen buchen' korrigiert werden, oder kann auch ganz einfach im Zuge einer neuen (Teil-)Inventur mit aktivierter Option "Bewertung additiv" verbucht werden, dadurch wird dann automatisch der Lagerbestand und die Inventurbewertung korrigiert
© Kreutzer Software ◊ Carl-Diem-Str. 29 ◊ D-90513 Zirndorf
ℳ: kontakt֍kreutzer-software.de Tel. +49 911 242 730 40
Zurück zum Seiteninhalt